1. El papel de los Proveedores
Los proveedores proporcionan materiales y servicios que representan aproximadamente la mitad del ingreso por ventas de los fabricantes. Los grandes productores, con todas sus instalaciones, obreros y conocimientos, no podrían operar sin la ayuda de los miles de recursos que proporcionan los materiales, partes y servicios. Los productores están conscientes que sus proveedores son una fuente primaria de calidad de productos, ventas y utilidades.

Los proveedores de una empresa son todos aquellos que le proporcionan a esta los recursos materiales, humanos, y financieros, necesarios para su operación diaria. Se podría considerar que los más interesados en llevar a cabo actividades de relaciones públicas son los propios proveedores, pues para ellos la empresa es su cliente.

Otra definición puede ser: Son todas aquellas que nos proveen de materia prima para producir. Proveedores de servicio profesionales: ej. Estudio jurídico, contable, consultora externa. Proveedores que suministran servicio: ej. Energía eléctrica, teléfonos, agua, etc. El proveedor es importante porque conoce bien al mercado, así como nos provee a nosotros, les provee a la competencia y si tenemos una buena relación podemos averiguar cosas de la competencia, nuevas modas diseños, etc.

Los proveedores requieren información sobre las necesidades específicas que deben satisfacer su cliente y sobre las características de la empresa a la cual abastece. Esta última información es importante para que los proveedores comprendan la importancia de la empresa y con ello la importancia del papel que desempeñan como protagonista en sus procesos productivos.

2. Factores de selección del proveedor:
Tres factores esenciales influyen fuertemente en la selección de proveedores. Calidad de materiales y trabajo humano, servicio que alcanza las necesidades de producción y precios razonables.
Aunque también, otros autores proponen otros criterios de selección:
Rapidez: si su empresa se dedica a la venta de productos, la experiencia le habrá demostrado que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente.
Eficacia: pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores, el proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan.
Preparación: la preparación es muy importante ya que deben de contar con un nivel académico muy alto para poder ejercer su trabajo con mayor facilidad o incluso con una experiencia en el ramo ya que esta es muy esencial en una empresa.

Por otra parte, a los proveedores les ayudan los compradores para obtener equipo, instalaciones para la planta y materiales, los proveedores consultan con sus clientes para planear el diseño, desarrollo, calidad y costo de la mercancía que va a comprarse. Un proveedor necesita seguridad de que un cliente comprará regularmente y en volumen suficiente para poder emplear sus instalaciones de producción durante un transcurso de tiempo razonable y por un precio que redundará en una adecuada utilidad.

3. Organización de relaciones públicas con proveedores
los fabricantes con un alto número de recursos, asignan la responsabilidad de relaciones con proveedores al departamento de relaciones públicas o a su sección de relaciones con proveedores. La ejecución de un programa de relaciones con proveedores, sin embargo, es responsabilidad de todos los empleados involucrados en compras, recepción, inspección, contabilidad, producción e ingeniería.

El departamento de R.P. debe ser responsable de revisar las actitudes de los proveedores hacia la compañía, planear y preparar comunicaciones a proveedores, y proponer políticas y procedimientos de compras a otros departamentos involucrados en relaciones con los proveedores. El personal de R.P. debe consultar con los miembros del comité de relaciones con los proveedores y con los ejecutivos de compras, lo tocante a los objetivos del programa.

Objetivos de un programa de relaciones con proveedores:
• Establecer mutualidad de intereses
• Mostrar al proveedor cómo puede mejorar su método de producción y así aumentar sus ganancias.
• Determinar cuál es la opinión del proveedor respecto a la compañía.
• Situar a la compañía como un socio amistoso, cooperativo y dispuesto para resolver los problemas de producción y abastecimiento.
• Mantener una relación amigable con los representantes de los proveedores por medio de un trato justo y equitativo.
• Proporcionar materiales y sugerencias para mejorar las relaciones del proveedor con el personal de compras, recepción, inspección, contabilidad y otros departamentos de trabajan con proveedores.

En el desarrollo de este programa, es esencial la encuesta de opiniones para determinar lo que los proveedores piensan sobre las políticas y prácticas del comprador al tratar con ellos.

Las relaciones públicas están enfocadas al interior y al exterior de una empresa. Para contar con un programa de relaciones públicas eficiente en el exterior, es indispensable que dentro de la organización exista un buen clima organizacional, así como una comunicación efectiva, de ésta forma podrá reflejarse hacia las actividades que se tengan hacia el exterior. Por ejemplo, quienes asisten a un evento, deben sentirse plenamente participados, y las ceremonias que se determinen realizar tendrán que guardar las formalidades que correspondan. El éxito de una reunión; una expresión de afecto del gerente, supervisor, jefe o encargado; un gesto de consideración de la entidad con el cliente o el proveedor y, en general el trato cordial, generan el estrechamiento de vínculos, y afirman, consolidan y afianzan la calidad total del servicio, la satisfacción del cliente en general y la imagen social.

4. Comunicación con los proveedores

I. Comunicación Oral con Proveedores
a. Entrevistas personales: son el principal medio de comunicación entre comprador y vendedor. La base de las buenas relaciones las confirma la pronta, cortés y amigable recepción, así como el trato equitativo a los representantes de ventas.
b. Reuniones con proveedores: estas juntas se promueven con la finalidad de mejorar las relaciones. Éstas deben incluir la bienvenida del director de compras y una discusión sobre política de compras, tal vez una película que muestre los productos en uso del comprador, una visita a la planta, una presentación de los proveedores actuales y sus contribuciones al producto, sesión de preguntas y respuestas y un almuerzo.
c. Visitas a las plantas de los proveedores: se llevan a cabo por los ejecutivos de compras, y permiten sugerir utilizaciones nuevas o más eficientes de las instalaciones de producción.
d. Eventos de puertas abiertas: un comprador desarrolla un mejor entendimiento con los proveedores al invitarles a que asistan a eventos de puertas abiertas en su propia planta, para inspeccionar las operaciones y escuchar al director de compras y a su personal.
e. Visitas de expertos en campo: las empresas importantes emplean a expertos que viajan para dar asesoría y ayuda sobre problemas de producción, y mantener las buenas relaciones con los proveedores.

II. Comunicación Impresa y Audiovisual
a. Literatura para los representantes de ventas: publicación de folletos y carpetas en las cuales se describe a la organización de compras, políticas, personal, procedimientos y requerimientos.
b. Publicaciones periódicas: periódico editado y publicado por el personal de relaciones públicas para los vendedores.
c. Publicidad: algunas corporaciones destacan a sus proveedores en periódicos y revistas comerciales por medio de publicidad, con el propósito de crear mejores relaciones.
d. Reporte anual: muchas compañías informan a los proveedores acerca de sus operaciones por conducto de sus reportes anuales.
e. Películas: Se pueden emplear películas o diapositivas para comunicarse con proveedores, su papel fundamental en el proceso de la organización.
f. Correspondencia
g. Trofeos

III. Comunicación de Nuevas Tecnologías.
a. Correo electrónico.
b. Microsoft Windows Messenger.
c. Página Web.

5. UN EJEMPLO:
La interdependencia entre las empresas y proveedores se hace también evidente en la constructora de casas en la cual podemos ver que la alianza que maneja con Cemex es muy importante ya que cuenta con la formalidad en la entrega del material es efectiva y a tiempo y esta hace que cumpla con sus programas de producción y de esto depende que satisfagan eficientemente las necesidades de los clientes.

Otro ejemplo más es que hay que considerar también que la proliferación del Outsourcing (ahora hasta para servicios de limpieza de oficinas, contabilidad o consultoría en comunicación) está haciendo que las empresas dependan cada vez más de sus proveedores.
Desde esta perspectiva los proveedores son auténticos socias de negocio de empresas

Conclusión es imperativo para las empresas tener una buena relación con los proveedores, quienes en algunos casos forman parte de la vida cotidiana de la empresa.

Las empresas requieren de sus proveedores les abastezcan oportunamente de productos que cumplan con los estándares de calidad, servicio eficiente y precio competitivo. A su vez, para cumplir con ello los proveedores requieren información sobre las necesidades específicas que deben satisfacer sus productos, sobre la gama de productos que fabrica su cliente, y sobre las características de la empresa la cual abastece (giro, objetivos, lugar en el mercado, programas de expansión, políticas corporativas, etc.) Esta última información es importante para que los proveedores comprendan la importancia de la empresa, y con ello la importancia del papel que desempeñan como protagonistas en sus procesos productivos.

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